В программе Microsoft Excel есть возможность создать выпадающий список – то есть сделать так, чтобы одна ячейка содержала несколько значений, между которыми может переключаться пользователь. Это очень удобный инструмент для работы с таблицами, в частности, если речь идёт о проверке введённых данных. Поэтому если вы не знаете, как сделать в экселе выпадающий список, то вам помогут приведённые в статье инструкции.
Выпадающий список в Excel
Создание выпадающего списка
Для начала рассмотрим самый простой способ, который поможет вам сделать раскрывающийся список. Чтобы осуществить его, делайте всё как в инструкции ниже:
Шаг 1. Перейдите во вкладку «Данные», которая расположена на верхней панели, затем в блоке «Работа с данными» выберите инструмент проверки данных (на скриншоте показано, какой иконкой он изображен).
Переходим во вкладку «Данные», которая расположена на верхней панели, затем в блоке «Работа с данными» выбираем инструмент проверки данных
Шаг 2. Теперь откройте самую первую вкладку «Параметры», и установите «Список» в перечне типа данных.
В первой вкладке «Параметры», в разделе «Тип данных» выставляем «Список»
Шаг 3. Теперь в поле ввода данных «Источник» вы можете указывать значения, которые будут составлять раскрывающийся список. Сделать это можно следующими способами:
- вручную. Для этого просто введите значения нужных ячеек, разделив их точкой с запятой;
В поле «Источник» вводим значения нужных ячеек - с указанием диапазона. Чтобы сделать это, вбейте в поле ввода адрес первой и последней ячейки через двоеточие. Например, если вы хотите сложить в список значения всех ячеек от «A1» до «A7», то вводите «=$A$1:$A$7».
Вбиваем в поле ввода адрес первой и последней ячейки через двоеточие, нажимаем «ОК»
На заметку! Чтобы не вводить диапазон ячеек вручную, достаточно левой кнопкой мышки выделить первую ячейку со значением, поставить двоеточие и выделить мышью последнюю ячейку со значением.
После того, как вы воспользуетесь любым из способов и укажете имя диапазона значений, вы получите такой результат, как на картинке ниже.
Результат сделанного выпадающего списка
На заметку! Есть ещё один способ указать значение в источнике – написать в поле ввода имя диапазона. Этот способ самый быстрый, но прежде чем прибегать к нему, нужно создать именованный диапазон. О том, как это сделать, мы поговорим позже.
Форма для быстрого создания выпадающего списка
Видео — Создание выпадающих списков в Excel
Раскрывающийся список с подстановкой данных
Если ваша таблица предполагает постоянные изменения, и вы не хотите, чтобы это повлияло на содержимое вашего выпадающего списка, то вам поможет следующий способ. Воспользуйтесь им, и тогда редактирование данных ячеек будет автоматически отображено в выпадающем списке. Для этого проделайте следующее:
- Выделите левой кнопкой мышки диапазон для списка (в данном примере это будет перечень деревьев), затем откройте вкладку «Главная» и выберите меню «Форматировать как таблицу».
Выделяем левой кнопкой мышки диапазон для списка, открываем вкладку «Главная» и выбираем меню «Форматировать как таблицу» - После этого откроется меню выбора стилей. Стиль никакой роли не играет, кроме визуальной, поэтому выбирайте любой по вашему вкусу.
Выбираем любой понравившийся стиль - Далее появится окно подтверждения, цель которого – убедиться в правильности введённого диапазона. Здесь важно установить галочку возле «Таблица с заголовками», так как наличие заголовка в данном случае играет ключевую роль.
Устанавливаем галочку возле «Таблица с заголовками», нажимаем «ОК» - После проделанных процедур вы получите следующий вид диапазона.
Результат отформатированной таблицы - Теперь выделите левым кликом мыши ту ячейку, в которой будет расположен выпадающий список, и перейдите во вкладку «Данные» (в предыдущем способе сказано, как это сделать).
Выделяем левым кликом мыши ту ячейку, в которой будет расположен выпадающий список, и переходим во вкладку «Данные» - В поле ввода «Источник» вам нужно вписать функцию с синтаксисом «=ДВССЫЛ(“Имя таблицы[Заголовок]”)». На скриншоте указан более конкретный пример.
В поле «Источник» печатаем функцию «=ДВССЫЛ(“Имя таблицы[Заголовок]”)», подставляя свои данные, как на примере
Итак, список готов. Выглядеть он будет вот так.
Готовый список
На заметку! У этого способа есть принципиальное отличие от первого – в качестве списка используется готовая таблица, а не диапазон значений. Это значит, что любые изменения в таблице будут отображаться и в выпадающем списке.
Давайте протестируем это. Для начала добавим в нашу новую отформатированную таблицу новую ячейку «ёлка». Как видите, это же значение добавилось в список.
Добавляем в таблицу строку с новым значением, она автоматически появится в выпадающем списке
Если удалить ячейку (в данном случае мы удалили «берёза»), это тоже отобразится на содержании раскрывающегося списка.
Удаляем значение из таблицы, оно автоматически удалится из выпадающего списка
На заметку! В этом способе мы имели дело с так называемой «умной таблицей». Она легко расширяется, и это её свойство полезно для многих манипуляций с таблицами Excel, в том числе и для создания выпадающего списка.
Зависимые раскрывающиеся списки
Чтобы создать зависимые выпадающие списки, следуйте дальнейшей пошаговой инструкции:
- Для начала вам нужно создать именованный диапазон. Перейдите во вкладку «Формулы», затем выберите «Диспетчер имён» и «Создать».
Выделяем диапазон ячеек со значением, открываем вкладку «Формулы», нажимаем «Диспетчер имен»
Нажимаем «Создать» - Введите имя и диапазон, затем нажмите «ОК». Если вы перед этим выделяли нужные ячейки мышкой, то диапазон будет указан автоматически. Также примите к сведению, что имя диапазона должно быть уникальным и не должно содержать знаков препинания с пробелами.
Пишем имя «Деревья», нажимаем «ОК» - По такой же методике сделайте столько именованных диапазонов, сколько логических зависимостей хотите создать. В данном примере это ещё два диапазона: «Кустарники» и «Травы».
Создаем таким же способом остальные диапазоны - Откройте вкладку «Данные» (в первом способе указан путь к ней) и укажите в источнике названия именованных диапазонов, как это показано на скриншоте.
В поле «Источник» указываем ячейки с названием диапазонов, нажимаем «ОК»
Выпадающий список с названием диапазона ячеек - Теперь вам нужно создать дополнительный раскрывающийся список по той же схеме. В этом списке будут отражаться те слова, которые соответствуют заголовку. Например, если вы выбрали «Дерево», то это будут «береза», «липа», «клен» и так далее. Чтобы осуществить это, повторите вышеуказанные шаги, но в поле ввода «Источник» введите функцию «=ДВССЫЛ(E1)». В данном случае «E1» – это адрес ячейки с именем первого диапазона. По такому же способу вы сможете создавать столько взаимосвязанных списков, сколько вам потребуется.
В поле ввода «Источник» вводим функцию «=ДВССЫЛ(E1)», нажимаем «ОК»
Результат выпадающего связанного списка
Теперь вам известны несколько способов, как создать выпадающее меню в Excel-таблице. Это может пригодиться вам в ряде случаев, а особенно – в проверке данных. Выбор правильного способа должен осуществляться в зависимости от того, с каким типом таблицы вы работаете. Если это «одноразовая» таблица, то подойдёт первый способ – он быстрый и лёгкий. Если же таблица требует постоянных изменений, то лучше всего будет воспользоваться тем способом, который включает в себя создание «умных таблиц» и именованных диапазонов.
