В современном мире для удобства создано множество программ. Майкрософт Эксель не является исключением. С ее помощью рекомендуется структурировать множество данных в табличных объектах или создавать отчеты, не тратя на это уйму времени. Одним из видов таких конструкций является структурированная таблица в excel, как сделать ее будет описано ниже.
Подготовка
Чтобы создать сводную таблицу, следует понимать, что она представляет собой инструмент для работы с данными. Для исходных данных необходимо создать отдельную таблицу в Microsoft excel.
Конструкция с данными для анализа должна иметь заголовки над столбцами. Важно, чтобы числовые и словесные данные не перемешивались в колонках. Пример приведен ниже.
Рассматриваемая конструкция позволит проанализировать и просчитать большое количество числовых данных по различным формулам не тратя на это много времени.
Создание
Создать сводную таблицу можно в программах различных версий (2010-2016). Рассматриваемая инструкция создана на основе Майкрософт Эксель 2013.
В запущенной программе необходимо перейти во вкладку «Вставка» и выбрать пункт «Сводная таблица».
После выполнения описанных действий на рабочем поле появится окно, которое необходимо заполнить.
В первой пустой строке необходимо указать координаты таблицы с данными, их можно прописать вручную, но проще просто выделить желаемый объект.
Обратите внимание! Данным способом невозможно консолидировать (объединить) несколько таблиц.
Если база данных хранится в другой книге, ее можно указать, выбрав раздел «Использовать внешний источник».
Последним этапом будет выбор расположения новой конструкции. Рекомендуется по возможности размещать ее на новой странице, но разрешается выбрать координаты на имеющемся листе.
После нажатия кнопки «Ок» появится новая страница, на которой располагается основа желаемого объекта и набор интсрументов для того, чтобы создавать структурированные объекты.
Обратите внимание! Если перед этим этапом произвести выделение таблицы, то все поля заполнятся автоматически.
Заполнение
Несмотря на то, что сводная таблица создана, необходимо научиться с ней работать. На панели с правой стороны содержатся все данные, которые рекомендуется использовать.
Таблица может содержать любое количество данных. Отмечать желаемые пункты следует в графе «Поля для добавления».
Чтобы изменять внешний вид таблицы, можно перемещать появившиеся значения по окошкам внизу панели инструментов.
В рассматриваемой конструкции можно делать различные вычисления. Для этого в графе «Значения» необходимо выбрать один из вариантов и кликнуть по строке «Параметры полей».
В появившемся окне можно выбрать желаемый тип операции.
Каждому значению можно присваивать разные операции. Для чайников предложенной информации будет достаточно.
Сложности при работе
При создании желаемой конструкции может появиться ошибка, сообщающая о том, что введено недопустимое имя для таблицы.
Эта проблема возникает в случае, если не были указаны заголовки для столбцов. Чтобы ее устранить достаточно присвоить имена каждой колонке.
Обновление данных
Если в ходе работы в объект с исходными данными были внесены изменения, необходимо нажать правой кнопкой мыши по колонке сводной таблицы и выбрать пункт «Обновить».
Для того, чтобы получить обновление сразу всей конструкции, требуется зайти во вкладку «Анализ» и выбрать строку «Обновить все».
Добавление строк и столбцов
Чтобы добавить в объект большее количество строк или столбцов, их необходимо ввести в таблицу с исходными данными, после чего изменить адрес готовой конструкции, зайдя во вкладку «Анализ» и выбрав пункт «Источник данных».
После выполнения данных действий на рабочем поле появится окошко для ввода новых данных, как правило они добавляются автоматически и остается только подтвердить свой выбор нажав кнопку «Ок».
Конструкция собранная с нескольких листов
При желании можно таблицу создать из нескольких листов или из нескольких файлов. Для этого следует добавить на рабочую панель новую команду. Сделать это можно открыв список, нажав на треугольник в самом верху рабочего экрана и выбрав строку «Другие команды».
В открывшемся окне следует выбрать раздел «Панель быстрого доступа», затем строку «Все команды» и пункт» Мастер сводных таблиц и диаграмм».
Желаемая функция отобразится рядом с треугольником вызывающим меню.
Примеры работы с данной функцией будут проиллюстрированы. Первым делом необходимо выбрать тип создания объекта. Требуется отдать предпочтение пункту «В нескольких диапазонах».
После рекомендуется выбрать пункт «Создать одно поле».
Затем следует ввести координаты обоих конструкций с разных страниц. Поле выбора каждого диапазона следует нажимать кнопку «Добавить», чтобы подтвердить свой выбор.
Последний этап, выбор расположения нового объекта.
После проделанной работы на новой странице появится сложная сводка.
Удаление
Чтобы избавиться от созданной конструкции, сведенной из нескольких таблиц, достаточно удалить лист, на котором она располагается. Для этого по нему следует нажать правой кнопочкой мышки и выбрать строку «Удалить».
Посредством описанной инструкции может быть создана сводная таблица из двух в excel. Предоставленной информации достаточно, чтобы освоить начальные навыки работы с подобными конструкциями.
