Условное форматирование – это очень полезная функция в Excel, которая позволяет отформатировать числовые данные или текст в таблице, в соответствии заданным условиям или правилам. Благодаря ему, взглянув на нужные ячейки, Вы сразу сможете оценить значения, так как все данные будут представлены в удобном наглядном виде.
Кнопка «Условное форматирование» находится на вкладке «Главная» в группе «Стили».
Кликнув по ней, откроется меню с видами условного форматирования. Давайте разберемся с ними более подробно.
Выделение ячеек
В данном случае мы можем сравнить числовые данные выделенного диапазона ячеек с определенным заданным числом, или с другим диапазоном. Сравнивать можно не только числа, но и текст, и даты.
Пример
Сравним все числа в выбранном диапазоне и если есть повторы, закрасим блоки с ними в определенный цвет. Нажимаем «Условное форматирование» – «Правила выделения ячеек» – «Повторяющиеся значения». В списке выбираем «повторяющиеся» и тип заливки. Теперь все повторы в столбце выделены цветом. Как видите, в примере несколько раз встречаются шестерки и восьмерки.
Теперь давайте сравним данные в первом диапазоне со вторым, и если число в первом будет меньше, выделим прямоугольничек цветом. Выбираем из списка «Меньше». Дальше делаем относительную ссылку на второй столбец: кликаем мышкой по первому числу. Доллар перед F значит, что сравнивать будем именно с этим столбцом, но в разных ячейках. В результате, все блоки в первом столбце, где числа записаны меньше, чем во втором, выделены цветом.
Еще можно применить форматирование к текстовым данным. Для этого выберите из списка «Текст содержит». Например, выделим все имена, которые начинаются с «В» – то есть сам блок и текст будут окрашены в выбранный цвет.
Отбор первых и последних значений
Используя данный пункт можно выделить ячейки, которые относятся к первым или последним элементам, в соответствии заданному числу или проценту.
Пример
Зададим форматирование для тех блоков, значение в которых выше среднего в выделенной области. Выбираем из списка «Выше среднего». Соответствующие прямоугольнички и текст в них будут выделены.
Гистограммы
Они показывают информацию в блоке в виде гистограммы. Ячейка принимается за 100%, которому соответствует максимальное число в выбранном диапазоне. Если значение в блоке будет отрицательное – гистограмма делится на половину, имеет другую направленность и цвет.
Пример
Отобразим число для каждого выделенного блока в виде гистограммы. Выбираем любой из предложенных способов заливки.
Теперь давайте представим, что минимальное число для построения гистограммы должно быть 5. Выделяем нужный диапазон, кликаем по кнопочке «Условное форматирование» и выбираем из списка «Управление правилами».
Откроется следующее окно. В нем можно создать новое правило для выделенных ячеек, изменить или удалить нужное из списка. Выбираем «Изменить правило».
Внизу окна «Изменение правила форматирования» можно изменить описание для него. Ставим «Минимальное значение» – «Число», и в поле «Значение» пишем «5». Если Вы не хотите, чтобы в ячейках отображались числа, поставьте галочку в пункте «Показывать только столбец». Здесь же можно изменить цвет и тип заливки.
В результате минимальное число для выделенных ячеек «5», а максимальное выбирается автоматически. Как видно в примере, в блоках, где число меньше пяти: 4, -7, -8, или равно ему гистограмма просто не отображается.
Цветовые шкалы
Теперь разберем четвертый пункт. В данном случае, ячейка заливается цветом, который зависит от числа, которое в ней записано.
Если открыть окно «Изменение правила форматирования», как описано в предыдущем пункте, можно выбрать «Стиль формата», «Цвет» заливки, максимальное и минимальное значение для выбранного диапазона.
Например, в поле «Минимальное значение» я поставила «3». Выбранная область будет выглядеть следующим образом – блоки, значения в которых ниже 4-ох будут просто не закрашены.
Наборы значков
В ячейку, в соответствии с ее значением, будет вставлен определенный значок.
Открыв окно «Изменение правила форматирования», можно выбрать «Значение» и «Тип» для чисел, которым будет соответствовать каждый значок.
Как удалить
Если Вам нужно удалить условное форматирование для определенного диапазона (и не только), кликните по кнопочке «Удалить правила» и выберите нужный пункт из меню.
Как создать новое правило
Кнопка «Создать правило» позволит создать новые необходимые условия для выбранного диапазона.
Пример
Предположим, есть небольшая табличка, которая представлена на рисунке выше. Создадим для нее различные правила. Если числа в диапазоне выше «0» – закрасим блоки в желтый цвет, выше «10» – в зеленый, выше «18» – в красный.
Для начала, нужно выбрать тип – «Форматировать только ячейки, которые содержат». Теперь в поле «Измените описание правила» задаем значение, выбираем цвет ячейки и нажимаем «ОК». Создаем, таким образом, три правила для выделенного диапазона.
Таблица в примере отформатирована следующим образом.
Как управлять правилами
Если у вас в документе уже есть условное форматирование и для него заданы определенные условия, но нужно их изменить, то давайте рассмотрим, как управлять ими. Для этого выделяем этот же диапазон и кликаем по кнопочке «Управление правилами».
Откроется окно «Диспетчер правил условного форматирования». В нем можно создать новое для выделенного диапазона, изменить или удалить любое из списка.
Все они к выделенному диапазону, применяются в определенном порядке. Давайте рассмотрим такой пример: если значение в ячейке «12», она может быть закрашена в желтый и зеленый цвет, в соответствии поставленным условиям. Но так как правило «Значение ячейки > 10» имеет больший приоритет, в сравнении с «Значение ячейки > 0», то ячейка закрасится в зеленый цвет. Изменить порядок правил, можно с помощью стрелочек.
Надеюсь, Вы поняли, как использовать условное форматирование в документе Excel. Оно позволит отформатировать ячейки нужным образом. Причем, если значения в ячейках изменятся, то соответствующим образом изменится и форматирование для них.
