Условное форматирование в Excel

Условное форматирование в Excel – это возможность устанавливать свой собственный стиль при выполнении некоторого условия. Эта функция необходима для проведения визуального анализа данных. Подсветка ячеек таблицы поможет быстро анализировать информацию.

Формат Excel файлов

Когда строк и столбцов в таблице Excel много, трудно охватить взглядом всю информацию в ячейках. В таком случае есть опасность пропустить важные данные и проанализировать их неправильно. Если же таблицу автоматически раскрасить в разные цвета (провести условное форматирование), то это поможет увидеть полную картину, не вглядываясь в каждую ячейку.

Как установить формат ячеек в Excel разберем на примере сравнения двух столбцов – количества запланированной к выпуску продукции и реально выпущенной.

Условное форматирование в Excel

Отметим красным те строки, где план в 2000 единиц выполнен не был. Для этого необходимо указать критерий для установки стиля. Щелкнем по ячейке C2 – она первая и хранит информацию о выпущенной продукции. Условное форматирование выполняется с помощью одноименного значка на панели инструментов.

Условное форматирование в Excel

После нажатия на нее мы увидим меню, в котором можно реализовать условное форматирование. Используем опцию «Меньше».

Условное форматирование в Excel

При выборе откроется окно, в котором можно установить значение и выбрать цвета.

Условное форматирование в Excel

Введем граничный параметр 2000 и выберем красный цвет. Жмем «ОК». Ячейка станет цветной, так как значение в ней меньше заданного.

Условное форматирование в Excel

Чтобы выполнить действие сразу для всего столбца, выделим его.

Условное форматирование в Excel

Так мы сразу увидим месяца, в которых минимальный план выполнен не был.

Условное форматирование ячеек в Excel на основании значений другого диапазона

Часто бывает необходимо поставить стиль в зависимость не от конкретного значения, а от данных из другой ячейки. В этом случае укажем адрес, а не число.

Условное форматирование в Excel

Обратите внимание, что в окне указан абсолютный адрес ячейки ($E$3). В данном случае это допустимо, так как сравнение указывается для фиксированной ячейки.

После нажатия «ОК» мы увидим подсветку в тех ячейках, где значение меньше указанного.

Условное форматирование в Excel

Если ввести в ячейку E3 новое значение, то и оформление в таблице Excel изменится.

Условное форматирование в Excel

Для сравнения с диапазоном следует немного изменить условие. Выделите столбец с фактически выпущенной продукцией и снова нажмите на кнопку условного форматирования. При выборе опции «Меньше» в окне укажите первую ячейку столбца «Запланировано». Это можно сделать мышкой.

Условное форматирование в Excel

Мы опять видим абсолютную адресацию, которая устанавливается по умолчанию. Необходимо удалить знак «$», если мы хотим получить сдвиг условного форматирования при установке стилей.

Условное форматирование в Excel

В таком случае стиль будет вычисляться на основании сравнения двух парных ячеек.

Условное форматирование в Excel

Вместо чисел можно использовать любые значения: строка, дата и т.д. Например, выделим все автомобили в пункте проката, которые находятся в резерве. Значение «р» — означает, что авто свободно, а «с», что сдано.

Условное форматирование в Excel

Установим зеленый цвет для свободных автомобилей. Нам понадобится условие «Равно».

Условное форматирование в Excel

В качестве значения укажем «р».

Условное форматирование в Excel

Теперь мы легко можем увидеть, какой автомобиль свободен.

Условное форматирование в Excel

Чтобы проверить правило, необходимо воспользоваться пунктом «Управление правилами» в меню условного форматирования.

Условное форматирование в Excel

При его выборе откроется окно с перечнем правил.

Условное форматирование в Excel

Вы можете скорректировать правило условного форматирования Excel или установить новое.

Правила условного форматирования в Excel с несколькими условиями

Часто одного условия недостаточно. Бывает необходимо выделить ячейки в зависимости от двух, трех или большего числа значений. В таком случае, вы можете применять правила условного форматирования последовательно к одному и тому же диапазону. Например, в последнем примере обозначим красным занятые авто.

Выделим еще раз диапазон и выберем правило «Равно». Укажем значение «с» и установим красный цвет.

Условное форматирование в Excel

При этом старое правило условного форматирования останется и будет действовать. Это можно увидеть в управлении.

Условное форматирование в Excel

Еще один способ – использовать пункт «Создать правило». Выделите диапазон и выберите его в меню условного форматирования.

Условное форматирование в Excel

Затем установите правило для ячеек, которые содержат определенное значение.

Условное форматирование в Excel

Далее выберите цвета для оформления. Для этого нажмите кнопку «Формат».

Условное форматирование в Excel

Создайте еще одно правило.

Условное форматирование в Excel

Формат даты в Excel

В случаях, когда вам нужно выделить определенную дату, в Excel можно использовать условное форматирование временных значений. Для этого выберите «Дата» в разделе «Правила форматирования ячеек».

Условное форматирование в Excel

В выпадающем меню можно увидеть все возможные варианты.

Условное форматирование в Excel

Примечательно то, что при открытии документа значения даты сравниваются с текущим, и если какое-либо правило изменилось (например, перестало быть «Вчера»), то стиль для него изменяется. Это очень удобно при повторной работе с документом.

Например, выбрав условие «В текущем месяце» для ноября мы получим выделение красным только тех строк, которые попадают под это условие.

Формат таблицы Excel с использованием формул

Также можно поставить стиль в зависимость от формул и функций. Такое условное форматирование может понадобиться, если вы считаете остатки, или сумму и т.д.

Для нашего первого примера выделим те ячейки, в которых значение выпущенной продукции больше чем среднее за год.

Выделяем диапазон и устанавливаем новое правило с использованием формулы.

Условное форматирование в Excel

Функция СРЗНАЧ считает среднее значение для указанного диапазона.

Таким образом вы можете установить стиль для любой ячейки.

Установка стиля для целой строки

 

Чтобы оформление было применено ко всей таблице, выберите ее в качестве диапазона. Например, для наших автомобилей мы установим такое правило:

Условное форматирование в Excel

И применим его ко всему диапазону.

Условное форматирование в Excel

Это позволит раскрасить всю таблицу.

Условное форматирование в Excel

Обратите внимание на первый доллар в формуле. Он означает, что столбец зафиксирован, а менять будет только номер строки. Его устанавливать надо обязательно, иначе стиль применяться ко всей строке не будет.

Формат числа в Excel

В конце расскажем, как быстро установить числовой формат в Excel. Иногда ваше число вдруг превращается в текст или дату. Если это произошло, преобразуйте значение в нужный формат.

Установите указатель на ячейку с числом и нажмите квадратик в правом нижнем углу панели «Число» вкладки «Главная».

Условное форматирование в Excel

В окне выберите нужное значение и установите число десятичных знаков. Также можно выбрать, как будет отображаться отрицательное число.

Условное форматирование в Excel

Галочка «Разделитель групп разрядов» позволит устанавливать пробел между разрядами числа.

Условное форматирование в Excel

Также вы можете установить денежный или финансовый формат.

Условное форматирование в Excel

Используйте условное форматирование для придания наглядности вашим таблицам. Это ускорит анализ и обработку данных.

Отличного Вам дня!

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
FileWord
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: