Язык цифр слишком сухой и сложный, поэтому он мало подходит для отображения наглядной информации о ходе процессов, изменении показателей во времени или связи друг с другом. Исправить это помогают графические объекты: диаграммы, гистограммы, графики. В программной оболочке MS Excel можно создавать объекты различного типа, редактировать области данных, менять геометрические параметры рисунка и его цветовые схемы. Приглашаем узнать больше о возможностях программы.
Как построить график и диаграмму в Excel?
Виды диаграмм
Для каждого вида информации важно подобрать наиболее наглядный способ графического отображения. Полный список доступных для построения графических объектов Вы увидите, выполнив следующую последовательность действий в Excel:
- На верхней панели инструментов выберите вкладку «Вставка». Как видите, в подпункте «Диаграммы» предложенные самые популярные виды графических объектов. Можно выбрать один из них, а можно вызвать расширенное меню.
На верхней панели инструментов выбираем вкладку «Вставка» - Чтобы просмотреть полный перечень доступных объектов, вызовите расширенное меню, кликнув на значок в правом нижнем углу подпункта.
Кликаем на значок в правом нижнем углу подпункта
Откроется новое окно «Вставка диаграммы», в котором будет представлено более 40 разновидностей графических объектов, объединенных в укрупненные группы. После того, как Вы выберите подходящий объект, останется лишь кликнуть «ОК», и он добавится на рабочий лист документа.
В окне выбираем один из вариантов диаграммы, щелкнув на него левой кнопкой мыши, нажимаем «ОК»
Рассмотрим группы диаграмм, предложенные во всплывающем окне, и подумаем, для каких случаев они лучше всего подойдут:
- гистограмма – отображает ряд или несколько рядов чисел, связанных друг с другом и зависящих от общего показателя, например, доходов и расходов за расчетный период;
Гистограмма - график – наиболее наглядно свидетельствует о росте или убывании функции, используется для визуализации математических выражений, финансовой отчетности, биржевых котировок и т. п.;
График - круговая диаграмма – показывают долю частного в общем, удобна для визуализации процентных соотношений;
Круговая диаграмма - линейчатая – представляет собой, по сути, повернутую на 90 градусов гистограмму, используется, когда изменена приоритетность осей;
Линейчатая диаграмма - с областями – график, отражающий не только линию, но и весь сегмент, ограниченный этой линией и осями координат, получил широкое применение в бухгалтерских документах;
Диаграмма с областями - точечная – указывает на расположение не связанных между собой никакой зависимостью величин на общей координатной сетке;
Точечная диаграмма - биржевая – название говорит само за себя, это классические «свечи», использующиеся в биржевой деятельности;
Биржевая диаграмма - поверхность – используется в математических визуализациях трехмерных функций;
Диаграмма «Поверхность» - кольцевая – напоминает круговую и используется для тех же целей;
Кольцевая диаграмма - пузырьковая – отражает не только расположение показателя на сетке координат, но и его «весомость», значимость для общей цели, нашла широкое применение в промышленной, транспортной, экологической среде;
Пузырьковая диаграмма - лепестковая – сложная диаграмма со множеством осей для отображения зависимых друг от друга информационных поверхностей, чаще всего применяется в психологии, политологии, социологии.
Лепестковая диаграмма
Выбрав вид диаграммы и добавив ее на рабочий лист, можно приступать к заполнению областей данных. Рассмотрим самые распространенные виды диаграмм.
Построение гистограммы с двумя рядами данных
Перед тем, как приступать к редактированию гистограммы, следует ввести исходные данные. Их лучше расположить столбцами.
Подготовленные данные для диаграммы лучше расположить столбцами
После того, как с заполнением столбцов будет покончено, понадобиться сделать следующее:
Кликните правой кнопкой мыши по области построения диаграммы. В открывшемся контекстном меню выберите пункт «Выбрать данные».
Кликаем правой кнопкой мыши по области построения диаграммы, в меню выбираем «Выбрать данные»
- Очистите поле «Диапазон данных для диаграммы» (там могут быть старые данные или предложенные по умолчанию), после чего нажмите на кнопку «Добавить» над левым рабочим окном («Элементы легенды»).
Удаляем в поле «Диапазон данных для диаграммы» значения
Нажимаем на кнопку «Добавить» над левым рабочим окном, под пунктом «Элементы легенды» - Откроется окно «Изменение ряда». В его верхнюю строку введите название первого массива данных. Затем очистите второю строку (по умолчанию там стоит единица) и выберите первый столбец на рабочем листе. Ссылка на него добавится во вторую строку окна. Нажмите «ОК».
В поле «Имя ряда» вводим название первого массива данных, а в поле «Значения» выбираем первый столбец на рабочем листе, нажимаем «ОК» - Снова нажмите на кнопку «Добавить». Откроется окно «Изменение ряда». В его верхнюю строку введите название второго массива данных. Затем очистите второю строку (по умолчанию там стоит единица) и выберите второй столбец на рабочем листе. Ссылка на него добавится во вторую строку окна. Нажмите «ОК».
В поле «Имя ряда» вводим название второго массива данных, во второе поле выбираем второй столбец на рабочем листе, нажимаем «ОК»
В случае необходимости, измените подписи горизонтальной оси. Для этого нажмите на кнопку «Изменить» над правым рабочим окном. Мы исходим из того, что данные для горизонтальной оси добавлены на рабочий лист.
Нажимаем на кнопку «Изменить»
- Откроется окно «Подписи оси» с единственной строкой. Установив в ней курсор, выделите необходимые ячейки. Подписи тут же добавятся на гистограмму. Кликните «ОК».
Установив в поле «Диапазон подписей оси» курсор, выделяем необходимые ячейки, нажимаем «ОК» - Проверьте корректность введенной информации в окне «Выбор источника данных» и вновь нажмите на кнопку «ОК».
Проверяем все введенные данные, нажимаем «ОК» - Перейдите на вкладку «Работа с диаграммами». В ней Вы найдете три дополнительных меню:
Переходим на вкладку «Работа с диаграммами»
- в меню «Конструктор» можно изменить стиль диаграммы (попробуйте использовать другую цветовую тему);
В меню «Конструктор» можем изменить стиль диаграммы - меню «Макет» поможет добавить заголовок, подписать оси и выполнить простое форматирование области построения;
Меню «Макет» поможет добавить заголовок, подписать оси и другие параметры - в меню «Формат» можно изменить шрифты и размер диаграммы, выполнить другие базовые операции.
В меню «Формат» можно изменить шрифты и размер диаграммы и другие параметры
На этом построение гистограммы закончено. В таком виде ее можно добавить в презентацию PowerPoint, на веб-ресурс, в текстовый документ и т. д.
Меняем тип графического объекта
Если после построения диаграммы Вы решили, что она недостаточно наглядна, можно изменить тип объекта всего в пару кликов. Рассмотрим этот процесс на примере построенной выше гистограммы движения финансовых средств. Предположим, что она должна стать графиком.
- В меню «Конструктор» вкладки «Работа с диаграммами» выберите пункт «Изменить тип диаграммы».
В меню «Конструктор» вкладки «Работа с диаграммами» выбираем пункт «Изменить тип диаграммы» - В открывшемся окне выберите пункт «График» и кликните «ОК».
Выбираем пункт «График» и кликаем «ОК» - Готово. Теперь вместо столбиков гистограммы на рисунке видны классические линии графика.
Результат классического графика
Учтите, что не удастся заменить сложную диаграмму на более простую без потери части данных. Так, одной круговой диаграммы не хватит для отражения информации из гистограммы с двумя рядами.
