Автоответ в outlook

При нынешнем темпе жизни порой не остается времени даже на то, чтобы ответить на личную почту. А ведь пару раз в год у каждого есть отпуск, который хочется провести с семьей и друзьями, но, к сожалению не все коллеги и заказчики разделяют радость отдыха и продолжают писать 24/7. В данной статье мы расскажем, о том как создать автоответ в outlook.

Автоответ в outlookАвтоответ в outlook

Автоответ в Microsoft Оutlооk

В таких моментах вас выручит возможность создания автоматического ответа в Оutlооk, который самостоятельно сможет отвечать на полученные вами сообщения. Это возможно благодаря заранее подготовленному и сохраненному сообщению для шаблона. Далее мы покажем, как подключить, выставить настройки и отключить функцию автоматического ответа Оutlооk в версиях с 2016-ого до 2007-ого года с профилем Exchange и без его использования.

Автоответ в outlookНастраиваем функцию автоответа в Microsoft Outlook

Автоматический ответ во всех версиях Outlook: активируем функцию «Заместитель» с учетным профилем Exchange

Как правило, учетная запись в Exchange используют на рабочих ПК, а не на домашних. Для того чтобы узнать какой аккаунт у вас, посмотрите внизу экрана на строку. Если там вы увидите надпись «Подключено в MC Exchange», следовательно у вас одноименный корпоративный аккаунт.

Так как при разных версиях программы Аутлук подключение автоответчика чуть отличается, мы предоставим вам инструкции для всех версий по отдельности.

Интересно! Версия программы Outlook всегда соответствует версии MC Office, которая установлена на вашем ПК.

Версия 2О1О-2О16

  1. Когда вы зайдете в основное меню, нужно кликнуть по иконке «Создать сообщение». У вас откроется автоматический режим подготовки макета, в каком создается заготовленный ответ.

    Автоответ в outlookВо вкладке «Главная» нажимаем на иконку «Создать сообщение»

  2. В окно для текста-шаблона введите текстовое сообщение, которое будет мгновенно и без вашего участия отправлено в ответ на все полученные имейлы.

    Автоответ в outlookВ поле для текста-шаблона вводим текстовое сообщение

  3. Когда все будет готово, перейдите к вкладке «Файл» и кликните на строку «Сохранить как». Автоответ в outlookПереходим к вкладке «Файл»

    Автоответ в outlookНажимаем «Сохранить как»

  4. Файл, который вы сохраняете, подпишите, как вам нравится, после чего для него следует выбрать разрешение «Шаблон Аутлук» (*oft)».

    Автоответ в outlookЗадаем имя файлу с расширением «oft», в поле «Тип файла» выбираем «Шаблон Outlook (*oft)»

  5. Записываем элемент в память ПК, щелкнув по клавише «Сохранить».

    Автоответ в outlookНажимаем по кнопке «Сохранить»

  6. Затем следует вернуться в главное окно программы, открыть закладку «Файл» и перейти в пункт «Управление оповещениями и правилами». Автоответ в outlookПереходим к вкладке «Файл»

    Автоответ в outlookПереходим в раздел «Управление оповещениями и правилами»

  7. В открытом окне кликните по функции «Новое правило».

    Автоответ в outlookВыбираем функцию «Новое правило»

  8. У вас на экране появится раздел «Начать с пустого правила», но вам следует выбрать вариант со словами «Применения правила к полученным мной сообщениям», щелкните «Далее».

    Автоответ в outlookВыбираем вариант со словами «Применения правила к принятым мной сообщениям»

  9. В открытом окне выберите условия, когда должен срабатывать автоответчик, затем нажмите «Далее».

    Автоответ в outlookОтмечаем галочкой те случаи, когда должен срабатывать автоответчик, нажимаем «Далее»

  10. У нас открывается первый шаг. Выбираем «Ответить, используя выбранный шаблон».

    Автоответ в outlookВыбираем «Отвечать, используя выбранный шаблон», нажимаем «Далее»

  11. Во втором блоке в разделе «Шаг 2» кликните на синюю надпись «Указанный шаблон».

    Автоответ в outlookКликаем на синюю надпись «Указанный шаблон»

  12. Нажмите на кнопку «Обзор», что бы указать путь к созданному ранее файлу, затем щелкните на кнопку «Открыть».

    Автоответ в outlookУказываем путь к созданному ранее шаблону, нажав по кнопке «Обзор», нажимаем «Открыть»

  13. В появившемся окне «Завершения настройки правила» в первом блоке прописываем название для созданного правила, а во втором выбираем «Включить правило». Раздел «Шаг 3» нужен для того, чтобы проверить правильность указанных данных.

    Автоответ в outlookПишем имя правила, ставим галочку на пункт «Включить правило»

  14. Когда вы все проверите и будете точно уверены, нажимаем на «Готово». Создание автоматического ответа окончено и функция активирована. Поздравляем!

    Автоответ в outlookВ блоке «Шаг 3» проверяем данные, нажимаем «Готово»

Версия 2ОО7

  1. Откройте раздел «Файл», далее переходим в «Сoздaть» => «Пoчтoвoе сooбщeниe».

    Автоответ в outlookОткрываем раздел «Файл», далее переходим в «Сoздaть», затем «Пoчтoвoе сooбщeниe»

  2. Пишем сообщение, которое в дальнейшем будет приходить в качестве ответа всем вашим собеседникам.

    Автоответ в outlookПишем ответ, который в дальнейшем будет приходить в качестве ответа всем собеседникам

  3. Теперь нужно сохранить текст, воспользовавшись функцией «Сохранить как».

    Автоответ в outlookНажимаем на значок программы, выбираем «Сохранить как»

  4. Называем файл как угодно, и задаем для него тип «Шаблон Аутлук (*oft)».

    Автоответ в outlookНазываем файл как угодно, выбираем для него фoрмaт «Шаблон Аутлук (oft)»

  5. Возвращаемся к MC Outlook и выбираем раздел «Сервис».

    Автоответ в outlookВозвращаемся к MC Outlook и выбираем раздел «Сервис»

  6. В нем нам нужна опция «Прaвилa и опoвeщeния».

    Автоответ в outlookНажимаем по функции «Прaвилa и опoвeщeния»

  7. В открытом окне щелкаем по функции «Новое правило».

    Автоответ в outlookВ появившемся окне выбираем функцию «Новое правило»

  8. Перед вами появится раздел «Начать с пустого правила», где вам нужно щелкнуть по «Применения правила к полученным мною уведомлениям».

    Автоответ в outlookВыбираем пункт «Применения правила к полученным мною уведомлениям», нажимаем «Далее»

  9. Отметьте условия, в которых должен сработать автоответ.

    Автоответ в outlookСтавим галочку на нужный вариант, нажимаем «Далее»

  10. В первом блоке щелкните по опции «Ответить, используя указанный шаблон».

    Автоответ в outlookВыбираем функцию «Отвечать, используя указанный шаблон»

  11. Во втором блоке кликните на синюю надпись «Указанный шаблон».

    Автоответ в outlookВо втором блоке кликаем на синюю надпись «Указанный шаблон»

  12. Указываем местонахождение созданного ранее сообщения.

    Автоответ в outlookНажимаем на кнопку «Обзор», выбираем путь где хранится шаблон сообщения, нажимаем «Открыть»

  13. У вас откроется новое окно «Завершение настройки правила». В первом блоке укажите название для созданного правила, а во втором поставьте галочку возле «Включить правило». В третьем блоке вы проверяете информацию на правильность указанных данных.

    Автоответ в outlookЗаполняем поле с названием, нажимаем «Включить правило»

  14. Осталось кликнуть на кнопку «Готово». Автоответ готов и активирован.

    Автоответ в outlookВ блоке «Шаг 3» проверяем информацию, нажимаем «Готово»

Для тех, кто привык настраивать по видео, рекомендуем к просмотру данное видео.

Видео — Как включить автоответчик в Microsoft Outlook 2007

Активируем функцию «Заместитель» без аккаунта Ехсhаngе

Когда вы авторизовались и не использовали аккаунт Exchange, вы можете использовать следующие методы для создания автоматического ответа.

Версия 2О16-2О1О. Способ 1

  1. Открываем в меню вкладку «Файл».

    Автоответ в outlookПереходим во вкладку «Файл»

  2. Выбираем раздел «Сведения».

    Автоответ в outlookВыбираем раздел «Сведения»

  3. Из предложенных функций выбираем «Автоответы».

    Автоответ в outlookВыбираем функции «Автоответы»

  4. Включаем функцию, при этом отметив такой параметр, как «Отправлять автоматический ответ при отсутствии».

    Автоответ в outlookОтмечаем галочкой параметр «Отправлять автоответ об отсутствии»

  5. Еще вы сможете установить временной промежуток, когда опция автоматического ответа должна работать, а можете убрать галочку возле варианта «Совершать отправку лишь в течение последующего периода» и удалить все временные рамки.

    Автоответ в outlookСтавим галочку на пункт «Отправлять только в течении следующего периода», выставляем параметры или снимаем галочку с этого пункта и очищаем все поля

  6. Когда вы готовите уведомление для коллег, выбираем пункт «В пределах организации», а для остальных – «За пределами организации (Вкл)». Далее вводим текстовое сообщение для автоматического ответа. Все готово! Автоответ в outlookВыбираем вкладку «В пределах организации», вводим текст сообщения

    Автоответ в outlookВыбираем вкладку «За пределами организации (Вкл.)» вводим текстовые сообщения, нажимаем «Готово»

Версия 2О16-2О1О. Способ 2

  1. Открываем раздел «Файл», и кликаем на автоответ. Автоответ в outlookПереходим во вкладку «Файл»

    Автоответ в outlookВыбираем функции «Автоответы»

  2. В появившемся окне щелкаем по опции «Отравляем автоответы». Если нужно, можете установить определенный интервал времени. Далее кликаем на «Правила».

    Автоответ в outlookВыбираем функцию «Отравляем автоответы», назначаем интервал, нажимаем на кнопку «Правила»

  3. На экране появится окно с названием «Правила автоответа», кликаем на «Добавить».

    Автоответ в outlookНажимаем на «Добавить»

  4. Затем необходимо проставить галочки напротив таких пунктов, как «Отправленные лично мне» и «Переслать». В поле «Кому» выбираем адресата.

    Автоответ в outlookСтавим галочки на пункты «Отправлять мне лично», далее «Переслать», в поле «Кому» выбираем адресат

  5. После проделанных манипуляций и нажатия на подтверждающую кнопку «ОК» у вас будет извещение о том, что вы не подключили автоответ.
  6. Кликните по кнопке «Да», и тогда «Заместитель» будет функционировать без подключенного автоответа.

    Автоответ в outlookНажимаем «Да»

Версия 2ОО7

  1. Открываем раздел «Сервис» в меню.

    Автоответ в outlookОткрываем раздел «Сервис» в меню

  2. Находим пункт «Заместитель» и щелкаем по нему.

    Автоответ в outlookЩелкаем по пункту «Заместитель»

  3. Включаем функцию, при этом отметив такой параметр, как «Отправлять автоматический ответ при отсутствии».

    Автоответ в outlookОтмечаем галочкой параметр «Отправлять автоответ об отсутствии»

  4. Вы также сможете установить временной промежуток, когда опция автоматического ответа должна работать, а можете убрать галочку возле варианта «Совершать отправку лишь в течение последующего периода» и убрать все временные рамки.

    Автоответ в outlookСтавим галочку на пункт «Отправлять только в течении следующего периода», выставляем параметры или снимаем галочку с этого пункта и очищаем все поля

  5. Когда вы готовите уведомление для коллег, выбираем раздел «В пределах организации», а для остальных – «За пределами организации (Вкл)».

    Автоответ в outlookВыбираем вкладку «В пределах организации», вводим текст сообщения

  6. Пишем текстовое сообщение для автоматической отправки.

    Автоответ в outlookВыбираем вкладку «За пределами организации (Вкл.)» вводим текстовые сообщения, нажимаем «Готово»

Отключаем функцию автоматического ответа

Если отпала необходимость в использовании автоматического ответа, вы можете ее отключить. Для этого есть два способа отключения, выбор которых зависит от того, как вы ее подключали – с аккаунтом Exchange или нет.

В профиле с учетной записью

  1. Открываем в меню раздел «Файл».

    Автоответ в outlookПереходим во вкладку «Файл»

  2. Переходим к функции «Упрaвлeниe oпoвeщениями и пpaвилaми».

    Автоответ в outlookНажимаем по функции «Прaвилa и опoвeщeния»

  3. В открытом окне вы увидите все правила, созданные вами ранее. С варианта, который вы желаете отключить, достаточно лишь убрать палочку.

    Автоответ в outlookУбираем галочку с варианта, который хотим отключить, нажимаем «ОК»

В профиле без учетной записи

  1. Открываем в меню раздел «Файл».

    Автоответ в outlookОткрываем в меню раздел «Файл»

  2. Кликаем на раздел «Сведения».

    Автоответ в outlookКликаем на раздел «Сведения»

  3. Нажимаем на иконку «Автоответы».

    Автоответ в outlookНажимаем на иконку «Автоответы»

  4. Кликаем на первую строку «Не отправлять автоответ». Затем подтвердите действие, нажав на «ОК».

    Автоответ в outlookКликаем на первую строку «Не отправлять автоответ», далее подтверждаем действие, нажав на «ОК»

Заместитель – замечательная функция для деловых людей, которым необходимо быть на связи даже тогда, когда они отсутствуют на рабочем месте нежели потом просматривать огромное количество имейлов. Отвечать автоматически намного удобнее, нежели вручную.

Важно! Автоответ будет выслан пользователю единожды, а на остальные сообщения отвечать не сможет. Если вы запустите Outlook вручную, данные счетчика будут обнулены.

Устранение неполадок: нет параметра «Автоответ»

Если вы пытались выполнить приведенные выше шаги, но в меню не находили функцию автоответа, то вероятнее всего, вы используете учетную запись Gmail, POP, Yahoo, IMAP или какую-то другую, у которой не поддерживаются автоответы в Аутлук. У вас есть возможность настроить автоответ на полученные сообщения, но для этого приложение должно постоянно функционировать, т.е. быть открытым на вашем ПК.

Видео — Как включить автоответчик в Outlook 2013

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
FileWord
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: